Oświadczenie PandaDoc o ochronie prywatności

Ostatnia aktualizacja: 3 listopada 2021 r.

Chociaż warunki świadczenia usług zostały sporządzone w języku angielskim, dla udogodnienia zamieszczono je również w kilku innych językach. We wszystkich przypadkach, niezależnie od ewentualnych rozbieżności lub sprzeczności między tymi wersjami językowymi a wersją angielską, wersję angielską przyjmuje się jako nadrzędną.

O nas

Jesteśmy międzynarodową firmą z siedzibą w San Francisco w stanie Kalifornia (USA). Dostarczamy oprogramowanie do automatyzacji dokumentów jako usługę (SaaS), pomagając firmom usprawnić procesy tworzenia, zatwierdzania i elektronicznego podpisywania ofert, wycen i innych dokumentów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z naszych usług, zapewniają swoim klientom bardziej profesjonalną, terminową i jakościowo lepszą obsługę.

Informacje o niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności

Niniejsze Oświadczenie o ochronie prywatności przedstawia praktyki stosowane przez spółkę PandaDoc, Inc. (określaną również jako „PandaDoc”, „my” i wszelkie formy odmiany tego zaimka) oraz jej spółki zależne w zakresie zbierania, ujawniania i korzystania z informacji lub danych osobowych przekazywanych przez użytkowników za pośrednictwem niniejszej witryny internetowej (www.stg03.sealdocs.com) („Witryna”) bądź wszelkich innych produktów lub usług dostarczanych przez PandaDoc („Usługi”).

Jeśli nie akceptujesz niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności bądź nie spełniasz lub nie stosujesz się do zawartych w nim postanowień, nie możesz korzystać z naszej Witryny. 

Rodzaje zbieranych przez nas informacji

Poniżej przedstawiamy przykładowe rodzaje informacji, które pozyskujemy od Ciebie, oraz sposoby korzystania z nich. 

KontekstRodzaje danychGłówny cel zbierania i korzystania z danych
Dane klienta Zbieramy imię, nazwisko, nazwę użytkownika i dane kontaktowe naszych klientów oraz ich pracowników, z którymi się komunikujemy. Mamy prawnie uzasadniony interes, aby kontaktować i komunikować się z naszymi klientami w sprawach związanych z normalnym prowadzeniem działalności gospodarczej, takich jak projekty, usługi i rozliczenia.
Informacje o kontach użytkowników klientaZbieramy dane osobowe naszych klientów, gdy tworzą oni konto w celu uzyskania dostępu do Usług i korzystania z nich bądź gdy zgłaszają chęć korzystania z określonych nieodpłatnych Usług za pośrednictwem naszej Witryny. Informacje te mogą obejmować dane kontaktowe o charakterze biznesowym, np. imię i nazwisko, adres e-mail, tytuł, informacje o przedsiębiorstwie, branżę i hasło umożliwiające dostęp do naszych usług. Mamy prawnie uzasadniony interes w dostarczaniu naszym klientom funkcjonalności związanych z kontem, monitorowaniu logowań do konta i wykrywaniu potencjalnych nadużyć związanych z logowaniem lub nieprawidłowym korzystaniem z konta. Ponadto posługujemy się zbieranymi przez nas informacjami do realizacji wiążącej nas umowy o świadczenie Usług klientowi.
Dane kontaktowe dostawcówKorzystający z naszych usług mogą poprosić swoich dostawców lub usługodawców o przekazanie informacji o przedsiębiorstwie i informacji związanych z bezpieczeństwem za pośrednictwem naszej platformy (np. w celu wypełnienia kwestionariusza dotyczącego bezpieczeństwa). W przypadku przekazywania informacji przez dostawcę użytkownika gromadzimy nazwę/imię i nazwisko oraz adres e-mail takiego dostawcy.Mamy prawnie uzasadniony interes w kontaktowaniu się z dostawcami w imieniu naszych klientów w celu prowadzenia komunikacji z przedsiębiorstwami za pomocą naszej platformy. Komunikacja ta umożliwia naszym klientom m.in. skuteczne pozyskiwanie i otrzymywanie kwestionariuszy dotyczących bezpieczeństwa, a dostawcom skuteczne pozyskiwanie i przesyłanie takich kwestionariuszy. Ponadto korzystamy z takich informacji do realizacji umowy o świadczenie Usług, która może obejmować pozyskiwanie, otrzymywanie, przesyłanie i hostowanie odpowiedzi na pytania dotyczące bezpieczeństwa.
Informacje o kontach dostawcówZbieramy dane osobowe dostawców, gdy tworzą oni konto w celu uzyskania dostępu do Usług i korzystania z nich bądź gdy zgłaszają chęć korzystania z określonych nieodpłatnych Usług za pośrednictwem naszej Witryny. Informacje te mogą obejmować dane kontaktowe o charakterze biznesowym, np. imię i nazwisko, adres e-mail, tytuł, informacje o przedsiębiorstwie i hasło umożliwiające dostęp do naszych usług. Mamy prawnie uzasadniony interes w dostarczaniu funkcjonalności związanych z kontem użytkownikom będącym dostawcami, monitorowaniu logowań do konta i wykrywaniu potencjalnych nadużyć związanych z logowaniem lub nieprawidłowym korzystaniem z konta. Ponadto posługujemy się zbieranymi przez nas informacjami do realizacji wiążącej nas umowy o świadczenie Usług dostawcom.
Pliki cookie umieszczane w przeglądarce przez naszą WitrynęKorzystamy z plików cookie i niewidocznych obrazów GIF. Pliki cookie to niewielkie zbiory danych wysyłanych przez witrynę na dysk twardy komputera podczas jej przeglądania. Więcej informacji można znaleźć w naszym Oświadczeniu o korzystaniu z plików cookie.Mamy prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu sprawnego działania naszej Witryny. 
Pliki cookie umieszczane w przeglądarce przez partnerów naszej WitrynyUczestniczymy w programie reklam behawioralnych, co oznacza, że korzystamy z technologii (np. plików cookie) osób trzecich w celu zbierania informacji o korzystaniu z naszej Witryny przez użytkownika, aby umożliwić prezentowanie przez osoby trzecie reklam produktów i usług dopasowanych do zainteresowań użytkownika w naszej Witrynie lub innych witrynach. Więcej informacji można znaleźć w naszym Centrum Preferencji Plików Cookie.Mamy prawnie uzasadniony interes w analizie zachowań naszych użytkowników i dostarczaniu im dostosowanych usług. Pliki cookie niezwiązane z tematyką Witryny / niepochodzące od usługodawców nie będą przesyłane, chyba że użytkownik wyrazi na zgodę na ich otrzymywanie.
Dane demograficzneKorzystamy z danych adresu IP w celu: 1) zapewnienia zgodności naszych dokumentów z prawem (zgodnie z przepisami o podpisie elektronicznym); 2) analizy różnic w zachowaniu użytkowników między poszczególnymi lokalizacjami dla ulepszania naszego oprogramowania; 3) zapewnienia lepszej pomocy technicznej i obsługi w zależności od lokalizacji. Mamy prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu zgodności naszego produktu/usługi z prawem i dostarczaniu użytkownikom usług dostosowanych do lokalizacji (kraju) przez odpowiednią 1) pomoc techniczną, 2) treść umowy, 3) odpowiednie szablony dokumentów. Dane adresów IP nie będą używane w celach związanych z reklamą behawioralną bez wyraźnej zgody użytkownika.
Analiza korespondencji e-mailGdy otrzymujesz od nas wiadomość e-mail, używamy określonych narzędzi w celu przechwycenia informacji o czasie odczytania przez Ciebie wiadomości, kliknięciu ewentualnych łączy lub banerów, które zawiera wiadomość, oraz dokonanych przez Ciebie zakupach.Mamy prawnie uzasadniony interes, aby zrozumieć Twój sposób interakcji z przesyłanymi przez nas wiadomościami. Pozyskane dane będą przez nas używane wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą.
ZatrudnienieGdy odpowiadasz na ofertę pracy lub stajesz się naszym pracownikiem, zbieramy informacje wymagane do rozpatrzenia Twojej aplikacji lub zatrudnienia Cię. Informacje te mogą obejmować m.in. Twój numer ubezpieczenia społecznego. Przedstawienie takich informacji jest niezbędne w celu zatrudnienia.Korzystamy z informacji o aktualnych pracownikach w celu realizacji naszej umowy o pracę lub jej przyszłego zawarcia. W niektórych sytuacjach jesteśmy prawnie zobowiązani do zbierania informacji o naszych pracownikach. Mamy również prawnie uzasadniony interes w korzystaniu z takich informacji dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi.
Informacje zwrotne / Pomoc technicznaZbieramy dane osobowe pochodzące ze wszelkich zapytań dotyczących naszej Witryny lub naszych Usług, np. wypełnionych formularzy online, rozmów głosowych lub wiadomości e-mail, na potrzeby przetwarzania zapytań o charakterze ogólnym, zgłoszeń dotyczących pomocy technicznej lub problemów. W przypadku komunikacji telefonicznej rozmowy mogą być nagrywane i analizowane w celach szkoleniowych, kontroli jakości i marketingowych. Podczas takiego połączenia poinformujemy Cię o rejestracji rozmowy, wysyłając komunikat głosowy lub tekstowy. Mamy prawnie uzasadniony interes, aby otrzymywać informacje zwrotne, informacje o problemach lub zapytania. 
Lista mailingowaGdy zapisujesz się na jedną z naszych list mailingowych, rejestrujemy w naszej bazie danych Twój adres e-mail.Udostępniamy informacje o produktach i usługach osobom, które wyrażają zgodę na ich otrzymywanie. Ponadto mamy prawnie uzasadniony interes w udostępnianiu informacji o naszych produktach lub usługach.
Dane marketingoweGdy subskrybujesz jedną z naszych list mailingowych, zapisujemy w naszej bazie danych Twój adres e-mail.Udostępniamy informacje o produktach i usługach osobom, które wyrażają zgodę na ich otrzymywanie. Mamy prawnie uzasadniony interes w udostępnianiu informacji o naszych produktach lub usługach.
Dane urządzenia mobilnegoZbieramy dane z Twojego urządzenia mobilnego podczas Twoich odwiedzin w naszej Witrynie. Takie informacje mogą obejmować rodzaj systemu operacyjnego lub model urządzenia mobilnego, typ przeglądarki i inne ustawienia systemowe, język używany w Twoim systemie oraz strefę czasową Twojego urządzenia, geolokalizację, unikalny identyfikator urządzenia bądź inny identyfikator urządzenia, identyfikator operatora sieci telefonii komórkowej oraz dane platformy oprogramowania, w tym oprogramowania układowego urządzenia.Mamy prawnie uzasadniony interes, aby identyfikować każde unikalne odwiedziny w naszej witrynie i poznać sposób, w jaki użytkownicy wchodzą z nią w interakcję na urządzeniach mobilnych.
Składanie zamówieńPo rejestracji w Usłudze (podczas której zapisujemy w naszej bazie danych imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu, stanowisko, nazwę i informację o wielkości firmy) w celu złożenia zamówienia zapisujemy adres rozliczeniowy i dane karty kredytowej.Tego rodzaju danych używamy do realizacji umowy świadczenia usług lub dostarczania produktów klientom.
AnkietyGdy bierzesz udział w ankiecie, zbieramy informacje przekazane przez Ciebie w ramach ankiety. Jeśli ankieta jest prowadzona za pośrednictwem usługodawcy będącego osobą trzecią, odnośnie do zbierania, ujawniania i korzystania z Twoich danych obowiązuje polityka prywatności tego usługodawcy. Ponieważ udział w takich ankietach jest całkowicie dobrowolny, decyzja dotycząca ujawniania lub nieujawniania informacji ma również dobrowolny charakter. Mamy prawnie uzasadniony interes w poznaniu opinii użytkowników i klientów oraz zbieraniu informacji ważnych dla naszej organizacji. 
Interakcja z WitrynąKorzystamy z technologii monitorującej sposób, w jaki odwiedzający wchodzą w interakcję z naszą Witryną, tj. łącza, które klikają, lub informacje wprowadzane przez nich w naszym formularzach online. Mogą to być także dane urządzenia lub przeglądarki.Mamy prawnie uzasadniony interes, aby rozumieć sposób interakcji z naszą witryną internetową, co umożliwia jej ulepszanie, jak również poznać Twoje preferencje i zainteresowania, co pozwala na dobranie najbardziej odpowiednich ofert. Ponadto mamy prawnie uzasadniony interes w wykrywaniu oszustw i zapobieganiu im.
Rejestry siecioweZbieramy informacje takie jak typ przeglądarki, system operacyjny, adres w protokole IP (numer automatycznie przypisywany do komputera używającego internetu), nazwa domeny, aktywność na stronach internetowych, witryna odsyłająca lub znacznik daty i czasu odwiedzin.Mamy prawnie uzasadniony interes w monitorowaniu naszych sieci i osób odwiedzających nasze witryny. Pomaga to nam m.in. ustalić, które z naszych usług są najpopularniejsze.

Oprócz informacji zbieranych bezpośrednio, możemy również pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, w tym od osób trzecich, partnerów biznesowych, spółek stowarzyszonych lub publicznie dostępnych źródeł. Możemy na przykład weryfikować informacje o Tobie, gdy składasz podanie o pracę lub stajesz się naszym pracownikiem.

Przetwarzanie i korzystanie z danych osobowych

Oprócz wyżej wymienionych celów i zastosowań, używamy danych, aby: 

Chociaż powyższe punkty opisują nasz główny cel zbierania Twoich informacji, w wielu sytuacjach możemy mieć więcej niż jeden cel. Przykładowo, gdy rejestrujesz się w celu korzystania z naszych Usług, możemy zbierać Twoje dane w celu przeprowadzenia takiej transakcji, ale również ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes w zachowaniu Twoich danych po zrealizowaniu transakcji, które pozwoli nam na szybkie i łatwe udzielenie odpowiedzi na ewentualne pytania dotyczące naszych Usług. W związku z tym zbieranie i przetwarzanie Twoich danych w różnych kontekstach zależy od Twojej zgody, naszego obowiązku wykonania umowy, naszych obowiązków prawnych lub prawnie uzasadnionego interesu w prowadzeniu naszej działalności.

Udostępnianie informacji

Poza sytuacjami określonymi w niniejszym oświadczeniu możemy udostępniać dane osobowe w następujących przypadkach: 

O ile nie określono inaczej w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności, nie sprzedajemy, nie wypożyczamy ani nie udostępniamy w inny sposób Twoich danych osobowych osobom trzecim bez Twojej zgody. 

Przechowywanie danych osobowych

Czas przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim zostały przez nas zebrane i w jakim są używane, bądź od obowiązującego prawa. Jeśli techniczne ograniczenia uniemożliwiają ich usunięcie lub anonimizację, chronimy dane osobowe i ograniczamy aktywne ich wykorzystanie. 

Przechowywanie danych osobowych omówiono w punkcie „Twój wybór”.

Jak chronimy Twoje dane osobowe?

Wdrażamy środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę Twoich danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem. Stosujemy je w zależności od wrażliwości danych osobowych, które gromadzimy, przechowujemy i z których korzystamy, oraz aktualnego stanu technologii. Chronimy Twoje dane osobowe, używając technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa w celu zminimalizowania zagrożeń związanych z utratą, nieprawidłowym wykorzystaniem, nieupoważnionym dostępem do danych, ich nieupoważnionym ujawnieniem i zmianą. Okresowo oceniamy nasze praktyki w zakresie zbierania, przechowywania oraz przetwarzania danych, w tym środki techniczne i organizacyjne, w celu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do systemów. Twoje konto jest zabezpieczone hasłem. Dla zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych osobowych zalecamy nieujawnianie hasła i wylogowanie się z konta po każdym jego użyciu. 

Ponieważ internet nie jest całkowicie bezpiecznym środowiskiem, PandaDoc nie może zagwarantować bezpieczeństwa informacji przesyłanych przez Ciebie do PandaDoc ani zapewnić, że informacje w Witrynie nie zostaną odczytane, ujawnione, zmienione lub zniszczone wskutek naruszenia naszych fizycznych, technicznych bądź organizacyjnych środków bezpieczeństwa. Ponadto, chociaż podejmujemy zasadne działania, aby mieć pewność, że usługodawcy zadbają o poufność i bezpieczeństwo Twoich informacji, należy pamiętać, że praktyki stosowane przez usługodawców pozostają ostatecznie poza naszą kontrolą. 

Nie odpowiadamy za funkcjonalność, prywatność ani zabezpieczenia innych organizacji. Korzystając z naszej Witryny, potwierdzasz, że masz świadomość wynikających z tego faktu zagrożeń i świadomie podejmujesz związane z tym ryzyko. Listę technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa podjętych w celu ochrony Twoich danych osobowych możesz uzyskać, pisząc na adres e-mail: privacyteam@pandadoc.com.

Twój wybór

Aby zmienić lub ograniczyć zakres zbierania lub korzystania z Twoich danych osobowych, możesz podjąć następujące działania. 

E-maile promocyjne/marketingowe. Możesz przekazać nam swój adres e-mail, aby umożliwić nam wysyłanie darmowych newsletterów, ankiet, ofert i innych materiałów promocyjnych/marketingowych, jak również dopasowanych ofert od osób trzecich. Aby nie otrzymywać e-maili o charakterze promocyjnym/marketingowym, można zrezygnować z subskrypcji, wykonując instrukcje zawarte w otrzymanej wiadomości e-mail; swoje preferencje dotyczące wiadomości e-mail można dostosować w  Preferencjach e-mail oraz preferencjach dotyczących komunikacji dostępnych tutaj:

Preferencje komunikacji. Mimo braku zgody na otrzymywanie e-maili o charakterze promocyjnym/marketingowym możemy nadal wysyłać Ci wiadomości dotyczące transakcji i usług.

Śledzenie online. Aktualnie nie obsługujemy automatycznych sygnałów używanych przez przeglądarki w odniesieniu do mechanizmów śledzenia, w tym m.in. poleceń „Do Not Track” („Nie śledź”).

Informacje o urządzeniu i sposobie korzystania. Jeśli nie chcesz wysyłać nam lokalizacji swojego urządzenia, możesz wyłączyć udostępnianie lokalizacji w urządzeniu, zmienić jego ustawienia prywatności lub odmówić udostępniania lokalizacji w przeglądarce.

Zamknięcie konta. Jeśli chcesz zamknąć swoje konto, zaloguj się do niego i dokonaj zmian w swoim planie.

Twoje prawa dotyczące prywatności

Zgodnie z RODO osobom mieszkającym w UE przysługują określone prawa dotyczące ich danych osobowych. W odniesieniu do danych osobowych możesz dokonać następujących wyborów:

Dostęp do danych osobowych. Możesz zażądać dostępu do swoich danych osobowych, kontaktując się z nami pod wskazanym poniżej adresem. Jeśli wymaga tego prawo, na Twój wniosek udzielimy Ci zasadnego dostępu do Twoich danych osobowych, którymi dysponujemy. W razie konieczności przedstawimy te informacje w przenośnym formacie. Należy pamiętać, że mieszkańcy stanu Kalifornia mogą być uprawnieni do uzyskania od nas zestawienia z opisem kategorii danych osobowych udostępnionym osobom trzecim lub podmiotom powiązanym w celach związanych z marketingiem bezpośrednim (jeśli dotyczy).  

Zmiany w danych osobowych. Oczekujemy, że będziesz aktualizować i korygować własne dane osobowe. Nasze witryny umożliwiają modyfikację lub usuwanie profilu konta użytkownika. Jeśli witryna nie pozwala na aktualizację lub skorygowanie określonych informacji, możesz skontaktować się z nami pod wskazanym poniżej adresem, aby poprosić o modyfikację danych osobowych. Należy pamiętać, że możemy przechowywać dane historyczne w plikach kopii zapasowych, jeśli wymaga tego prawo. 

Ograniczenie/Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.  Przysługuje Ci prawo do sprzeciwu wobec sposobu przetwarzania danych w interesie publicznym/przez organ władzy publicznej, jak również w naszym prawnie uzasadnionym interesie i w celach marketingowych — w tym profilowania w dwóch ostatnich celach.  Masz również prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku zakwestionowania jego poprawności lub zgodności z prawem, gdy potrzebujesz takiego ograniczenia ze względu na roszczenia prawne lub w związku z weryfikacją istnienia uzasadnionego prawnie interesu (wskutek sprzeciwu wyrażonego zgodnie z art. 21 ust. 1).

Usunięcie danych osobowych. Zwykle przechowujemy dane osobowe przez okres konieczny do realizacji celów wskazanych w niniejszym oświadczeniu, chyba że prawo wymaga lub dopuszcza, aby okres przechowywania był dłuższy. Gdy zachodzą określone okoliczności, prawo umożliwia Ci złożenie wniosku o usunięcie Twoich danych osobowych, nakładając równocześnie na nas obowiązek uwzględnienia takiego wniosku poza wyjątkowymi sytuacjami. 

Przeniesienie, kopiowanie lub eksportowanie danych osobowych. Zwane także „prawem do przenoszenia”. Masz prawo żądać, aby Twoje dane osobowe zostały przekazane osobie trzeciej.

Udzielenie/Wycofanie zgody. Masz prawo udzielić lub odmówić zgody na przetwarzanie danych osobowych. Możesz również wycofać wcześniej udzieloną zgodę. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed wycofaniem zgody. Jeśli wycofasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych, dalsze świadczenie przez nas usług może okazać się niemożliwe. W niektórych przypadkach możemy nie uwzględnić Twojego wniosku o wycofanie zgody, jeśli prawo dopuszcza lub dopuszcza lub wymaga, abyśmy go nie nie uwzględnili, np. kiedy nie możemy skutecznie zweryfikować Twojej tożsamości. Możesz wycofać zgodę na przetwarzanie (jeśli takie przetwarzanie przebiega na podstawie zgody), kontaktując się z nami pod wskazanym poniżej adresem.

Skargi. Naszym celem jest rozpatrywanie uzasadnionych skarg dotyczących prywatności i zbierania lub wykorzystania przez nas Twoich danych osobowych. Pytania lub skargi dotyczące naszych praktyk w zakresie danych lub niniejszego oświadczenia  należy kierować pod wskazany poniżej adres. Jeśli uznasz, że nasza odpowiedź na Twoją skargę jest niezadowalająca, masz prawo zwrócić się do miejscowego urzędu ochrony danych osobowych.

Pamiętaj, że Twoje prawa nie są bezwzględne. Oznacza to, że w niektórych okolicznościach obowiązujące prawo przewiduje wyjątki. Prawo może zwalniać nas z obowiązku realizacji żądań dotyczących Twoich danych osobowych. Na przykład usunięcie Twoich danych osobowych w sytuacji, gdy świadczymy Ci nasze Usługi, może uniemożliwić Ci dostęp do Usług lub korzystanie z nich.

Swoje prawa możesz wykonać, pisząc do nas na adres privacyteam@pandadoc.com. Odpowiemy na wszelkie Twoje żądania w terminie wskazanym w RODO. Jeśli będziemy potrzebowali więcej czasu na spełnienie Twojego żądania, poinformujemy Cię o tym wcześniej. W żadnym wypadku nie przekroczymy dopuszczalnego prawnie terminu.

Należy pamiętać, że zgodnie z prawem będziemy wymagali od Ciebie udowodnienia Twojej tożsamości. Możemy ją zweryfikować telefonicznie lub e-mailem. W zależności od Twojego żądania poprosimy Cię o informacje takie jak imię, nazwisko czy inne dane informacje dotyczące konta. Możemy również poprosić Cię o złożenie podpisanego oświadczenia potwierdzającego Twoją tożsamość. Po złożeniu żądania podejmiemy zasadne działania w celu uzupełnienia, sprostowania lub usunięcia Twoich danych osobowych znajdujących się w naszych zapisach.

W niektórych okolicznościach możesz powołać upoważnionego przedstawiciela, który będzie składał wnioski o wykonanie w Twoim imieniu określonych praw związanych z ochroną prywatności. Będziemy wymagali weryfikacji, czy upoważniony przedstawiciel uzyskał od Ciebie pozwolenie na złożenie wniosku. Konieczne będzie przedstawienie kopii podpisanego pozwolenia udzielonego upoważnionemu przedstawicielowi, zgodnie z którym ma on być uprawniony do składania wniosku w Twoim imieniu, i bezpośrednia weryfikacja Twojej tożsamości przez nas. Jeśli jesteś upoważnionym przedstawicielem składającym wniosek w imieniu innej osoby, na wezwanie musisz załączyć kopię następujących informacji:

  1. Wypełniony i podpisany formularz Ustanowienie upoważnionego przedstawiciela potwierdzający Twoje upoważnienie do działania w imieniu konsumenta.
  2. Jeśli występujesz jako przedsiębiorstwo, dowód wpisania działalności gospodarczej prowadzonej w stanie Kalifornia do rejestru prowadzonego przez Sekretarza Stanu.

Jeśli nie otrzymamy obu dokumentów, wniosek zostanie odrzucony.

Inne ważne informacje

Pozostałe informacje o naszych praktykach w zakresie ochrony prywatności:

Przesyłanie danych między krajami. Nasza spółka prowadzi działalność w skali globalnej i posiada globalną infrastrukturę. Korzystamy z chmur obliczeniowych, co oznacza, że Twoje dane osobowe mogą zostać przesłane do kraju, w którym prawo nie zapewnia takiego poziomu ochrony danych osobowych, jak prawo Twojego kraju. Twoje dane osobowe będą przesyłane do krajów uznanych za posiadające należyty poziom ochrony danych według ustaleń Komisji Europejskiej. 

W przypadku udostępnienia przez nas Twoich danych osobowych podmiotom znajdującym się na terenie Stanów Zjednoczonych lub w obszarach prawnych spoza EOG, które według Komisji Europejskiej i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, zgodnie z jego orzeczeniem w sprawie Schrems II, nie zapewniają należytego poziomu ochrony danych osobowych, RODO dopuszcza inne rozwiązania w zakresie zgodnego z prawem transgranicznego przesyłania danych. PandaDoc może powołać się na umowy przetwarzania danych (DPA) zawierające standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne odpowiednie rozwiązania dotyczące transgranicznego przesyłania danych wymagane lub dopuszczone na podstawie art. 46 i 49 RODO. W sytuacji, w której wymagają tego przywołane przepisy, możesz zwrócić się do nas z żądaniem przedstawienia kopii zawierającej opis odpowiednich mechanizmów przez nas wdrożonych. Więcej informacji zawiera dokument Dodatkowe informacje dotyczące zgodności z RODO.

Uczestnictwo w programach Tarcza Prywatności UE–USA/Szwajcaria–USA. Oprócz ww. mechanizmów posiadamy certyfikat zgodności z zasadami programu Tarcza Prywatności UE-USA ustanowionymi przez Departament Handlu USA w zakresie zbierania, wykorzystania i przechowywania danych osobowych przekazanych z UE do Stanów Zjednoczonych. Należy jednak pamiętać, że 16 lipca 2020 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) unieważnił program Tarcza Prywatności UE–USA, nie możemy więc powoływać się na nasz certyfikat zgodności w odniesieniu do przesyłania danych osobowych z państw członkowskich Unii Europejskiej do USA. Obecnie ww. przesyłanie danych przebiega z użyciem innych, odpowiednich środków bezpieczeństwa uznanych w RODO. Będziemy w dalszym ciągu stosować zasady programu Tarcza Prywatności w odniesieniu do danych osobowych otrzymywanych przez nas z państw członkowskich Unii Europejskiej przed 16 lipca 2020 r.

Nasze uczestnictwo w programach Tarcza Prywatności UE–USA i Tarcza Prywatności Szwajcaria–USA oraz certyfikacja zgodności z tymi programami podlegają przepisom ustanowionym przez Departament Handlu USA w zakresie zbierania, przechowywania i korzystania z danych osobowych pochodzących z krajów członkowskich Unii Europejskiej, Zjednoczonego Królestwa i Szwajcarii przekazanych do Stanów Zjednoczonych zgodnie z Tarczą Prywatności. Jako uczestnicy programów Tarcza Prywatności wyraziliśmy zgodę na nadzór Federalnej Komisji Handlu (FTC) lub innego ustawowego organu upoważnionego do egzekwowania zgodności z zasadami programów. 

W przypadku rozbieżności między zasadami określonymi w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności a prawami osób, których dane dotyczą, na mocy zasad programów Tarcza Prywatności za nadrzędne zasady obowiązujące w odniesieniu do nas uznaje się zasady programów Tarcza Prywatności. W szczególnych sytuacjach jesteśmy zobowiązany do stosowania się do zgodnych z prawem wniosków o ujawnienie danych osobowych otrzymanych od urzędów państwowych, w tym w przypadkach, w których musimy przestrzegać wymogów w zakresie bezpieczeństwa narodowego lub współpracy z organami ścigania. Aby uzyskać więcej informacji na temat programu Tarcza Prywatności i zobaczyć nasz certyfikat, należy odwiedzić stronę https://www.privacyshield.gov/.

Nasza odpowiedzialność na mocy umowy za dane osobowe otrzymane w ramach programu Tarcza Prywatności i przekazane osobie trzeciej została opisana w zasadach programu Tarcza Prywatności. Zgodnie z nimi ponosimy odpowiedzialność szczególnie w przypadkach, w których osoby trzecie, którym zlecamy przetwarzanie danych osobowych w naszym imieniu, wykonują zlecone czynności w sposób niezgodny z zasadami programu, chyba że dowiedziemy, że nie jesteśmy odpowiedzialni za zdarzenie/zdarzenia prowadzące do powstania szkód.

Zgodnie z zasadami programu Tarcza Prywatności spółka PandaDoc zobowiązuje się do rozpatrywania skarg dotyczących zbierania Twoich danych osobowych lub ich wykorzystania. Obywatele państw członkowskich UE i Szwajcarii pragnący złożyć zapytanie lub skargę dotyczącą naszej polityki w zakresie programu Tarcza Prywatności powinni najpierw skontaktować się z PandaDoc pod adresem privacyteam@pandadoc.com. Spółka PandaDoc zobowiązała się przekazywać nierozstrzygnięte w ramach programu Tarcza Prywatności skargi do Judicial Arbitration and Mediation Service, Inc. (JAMS), pozasądowej organizacji rozstrzygającej spory z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. W określonych warunkach możliwe jest powołanie się na wiążące rozstrzygnięcie arbitrażowe. W przypadku nieotrzymania od nas potwierdzenia przyjęcia skargi w odpowiednim terminie lub nierozpatrzenia jej w sposób zadowalający należy odwiedzić stronę www.jamsadr.com, aby uzyskać więcej informacji lub wnieść zażalenie. Usługi JAMS są nieodpłatne.

Dzieci i osoby niepełnoletnie. PandaDoc nie zbiera świadomie danych osobowych od dzieci w wieku poniżej 13 (trzynastu) lat. Jeśli dowiemy się, że zebraliśmy dane osobowe od dziecka w wieku poniżej 13 (trzynastu) lat, jak najszybciej usuniemy takie dane. Jeśli uważasz, że dziecko poniżej 13 (trzynastu) lat przekazało nam dane osobowe, skontaktuj się z nami, wysyłając e-mail na adres: privacyteam@PandaDoc.com . Korzystając z Witryny, oświadczasz, że masz co najmniej 18 (osiemnaście) lat i rozumiesz, że musisz mieć co najmniej 18 (osiemnaście) lat, aby utworzyć konto lub kupować towary bądź usługi za pośrednictwem Witryny.

Witryny i usługi osób trzecich. Praktyki w zakresie ochrony prywatności witryn lub aplikacji, które nie stanowią naszej własności, pozostają poza naszą kontrolą. Nie odpowiadamy za praktyki stosowane przez witryny ani usługi powiązane łączami z naszą Witryną, w tym za zawarte w nich informacje bądź treści. Należy pamiętać, że w przypadku użycia umieszczonego w naszej Witrynie łącza prowadzącego do innej witryny lub usługi nasze Oświadczenie o ochronie prywatności nie obowiązuje w odniesieniu do witryn lub usług osób trzecich. Przeglądanie lub podejmowanie działań w stosunku do witryny bądź usługi osoby trzeciej, w tym witryny bądź usługi, do której łącze jest zamieszczone w naszej Witrynie, podlega osobnym zasadom i wewnętrznym przepisom osoby trzeciej. Informujemy, że nie ponosimy odpowiedzialności i nie mamy kontroli nad osobami trzecimi upoważnionymi przez Ciebie do uzyskania dostępu do Twoich danych osobowych. Jeśli korzystasz z witryny lub usługi osoby trzeciej i umożliwiasz jej dostęp do Twoich danych osobowych, robisz to na własne ryzyko. 

Dostępność. Osoby niewidome bądź niedowidzące mogą odczytać niniejsze oświadczenie za pomocą funkcji zamiany tekstu na mowę w przeglądarce internetowej.

Zmiany w naszym Oświadczeniu o ochronie prywatności

Zasadniczo oczekujemy, że zmiany w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności będą wprowadzane w przypadku nowych lub znowelizowanych przepisów bądź nowych lub zmodyfikowanych procedur biznesowych. Zastrzegamy jednak prawo do aktualizowania niniejszego oświadczenia w dowolnej chwili bez uprzedniego powiadomienia. W związku z tym prosimy o regularne jego sprawdzanie. Powiadomienia i aktualizacje o wprowadzonych zmianach możemy przekazywać w innej formie stosownie do okoliczności. Dalsze korzystanie z Witryny po zmianach w niniejszym oświadczeniu będzie oznaczało Twoją akceptację wprowadzonych zmian bądź aktualizacji. Datę wprowadzenia zmian w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności podano powyżej w pozycji „Zaktualizowano”. 

Kontakt z nami

Pytania lub skargi dotyczące korzystania przez nas z Twoich danych osobowych lub dotyczące Oświadczenia o ochronie prywatności należy kierować e-mailem na adres: privacyteam@pandadoc.com lub pocztą na adres PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121.

Dodatkowe informacje o ochronie prywatności dotyczące stanu Kalifornia

PRAWA W ZAKRESIE PRYWATNOŚCI WG PRZEPISÓW OBOWIĄZUJĄCYCH W STANIE KALIFORNIA

Niniejszy punkt dotyczy wyłącznie osób mieszkających w stanie Kalifornia. Zgodnie z art. 1798.83–1798.84 Kodeksu cywilnego stanu Kalifornia mieszkańcy stanu Kalifornia są uprawnieni do otrzymywania: (a) informacji identyfikujących wszelkie przedsiębiorstwa zewnętrzne, którym spółka PandaDoc mogła ujawnić Dane osobowe w celach związanych z marketingiem bezpośrednim w ciągu ostatniego roku; oraz (b) opis kategorii ujawnionych Danych osobowych. Aby uzyskać te informacje, należy wysłać wniosek na adres privacyteam@pandadoc.com. W ciągu 30 (trzydziestu) dni od otrzymania takiego wniosku dostarczymy Ci listę kategorii ujawnionych Danych osobowych. Wniosek ten można wystosować nie częściej niż raz w roku kalendarzowym. Zastrzegamy sobie prawo do nieodpowiadania na wnioski złożone w sposób inny niż określony powyżej. 

ZBIERANE PRZEZ NAS DANE OSOBOWE I SPOSOBY ICH GROMADZENIA

Zbieramy dane opisane w niniejszych Dodatkowych informacjach o ochronie prywatności dotyczących stanu Kalifornia i w Oświadczeniu o ochronie prywatności, do których należą Dane osobowe, w sposób opisany w niniejszych dodatkowych informacjach oraz w Oświadczeniu o ochronie prywatności. „Dane osobowe” oznaczają informacje identyfikujące dotyczące określonego mieszkańca stanu Kalifornia lub mogące być zasadnie pośrednio bądź bezpośrednio powiązane z określonym mieszkańcem stanu Kalifornia, w tym m.in. informacje identyfikujące dotyczące określonego konsumenta lub urządzenia bądź mogące być zasadnie pośrednio lub bezpośrednio powiązane z określonym konsumentem lub urządzeniem. Dane osobowe nie obejmują (i) publicznie dostępnych informacji z rejestrów rządowych; (ii) anonimizowanych lub agregowanych informacji o konsumentach; ani (iii) informacji nieobjętych zakresem kalifornijskiej ustawy o ochronie prywatności („CCPA”), takich jak informacje o zdrowiu i informacje medyczne. Jeśli nie przekażesz informacji, o które poprosimy, istnieje możliwość, że nie będziemy w stanie świadczyć Ci zamówionych usług. 

Dane osobowe zbieramy w celach opisanych w naszym Oświadczeniu o ochronie prywatności. Ustawa CCPA definiuje „cel biznesowy” jako wykorzystanie Danych osobowych w celach związanych z działalnością przedsiębiorstwa lub innych wskazanych przez przedsiębiorstwo celach, o ile korzystanie z Danych osobowych jest zasadnie konieczne i współmierne do osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane, bądź innego celu operacyjnego zgodnego z kontekstem, w którym zostały zebrane.

Kategorie pozostałych osób lub podmiotów, którym możemy udostępniać Dane osobowe, wymieniono w naszym Oświadczeniu o ochronie prywatności w punkcie „Udostępnianie informacji”.

W ciągu ostatnich 12 (dwunastu) miesięcy zbieraliśmy następujące kategorie Danych osobowych:

Kategoria Dane 
Identyfikatory.  Imię, nazwisko, adres pocztowy, unikalny numer identyfikacyjny osoby, identyfikator online, adres IP, adres e-mail, dane poczty e-mail, dane dotyczące korzystania z witryn internetowych, nazwa konta lub inne podobne identyfikatory. 
Kategorie danych osobowych wymienione w kalifornijskiej ustawie o rejestrach klientów (Kodeks cywilny stanu Kalifornia § 1798.80(e)). Imię, nazwisko, adres pocztowy, unikalny numer identyfikacyjny osoby, identyfikator online, adres IP, adres e-mail, dane poczty e-mail, dane dotyczące korzystania z witryn internetowych, nazwa konta, dane finansowe lub inne podobne identyfikatory. Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe uwzględnione w tej kategorii mogą pokrywać się z innymi kategoriami. 
Dane handlowe. Rejestry zakupionych usług. 
Aktywność w internecie lub podobnej sieci. Historia przeglądania, historia wyszukiwania, informacje dotyczące interakcji konsumenta z naszą witryną. 
Dane geolokalizacyjne. Fizyczna lokalizacja ustalona na podstawie adresu IP. 
Informacje zawodowe lub związane z zatrudnieniem. Aktualne zatrudnienie lub przebieg zatrudnienia, oceny wyników, dane biograficzne. 

KORZYSTANIE Z DANYCH OSOBOWYCH

Więcej informacji o tym, jak zbieramy Twoje Dane osobowe, zawierają punkty „Rodzaje zbieranych przez nas informacji” oraz „Przetwarzanie i korzystanie z danych osobowych” w naszym Oświadczeniu o ochronie prywatności.

UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe udostępniamy w sposób opisany poniżej w punkcie UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI w naszym Oświadczeniu o ochronie prywatności. W tym samym punkcie wskazujemy także kategorie osób trzecich, którym ujawniamy Dane osobowe w celach biznesowych.  

PRAWA MIESZKAŃCÓW STANU KALIFORNIA

Jeśli jesteś mieszkańcem stanu Kalifornia, na mocy kalifornijskiej ustawy o ochronie prywatności konsumenta (CCPA) przysługują Ci określone prawa, z pewnymi wyjątkami. Przykładowo, nie możemy ujawniać określonych Danych osobowych, jeśli ujawnienie ich mogłoby stwarzać znaczne, możliwe do zdefiniowania i niezasadne zagrożenie dla bezpieczeństwa Danych osobowych, Twojego konta u nas lub bezpieczeństwa naszych systemów sieciowych. Prawa te opisano poniżej:

ŻĄDANIE UDZIELENIA INFORMACJI

Zgodnie z art. 1798.83 Kodeksu cywilnego stanu Kalifornia (określanym jako kalifornijski przepis „Shine the Light”) mieszkańcy stanu Kalifornia mają prawo żądać od przedsiębiorstwa, z którym mieszkaniec stanu Kalifornia nawiązał relację biznesową, określonych informacji dotyczących rodzajów Danych osobowych udostępnionych przez przedsiębiorstwo osobom trzecim w celach związanych z marketingiem bezpośrednim prowadzonym przez te osoby trzecie oraz tożsamości osób trzecich, którym przedsiębiorstwo udostępniło Dane osobowe w okresie ostatnich 12 (dwunastu) miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku. 

WERYFIKACJA WNIOSKU KONSUMENTA I TERMIN PODJĘCIA DZIAŁAŃ

Aby skorzystać z prawa do informacji, prawa dostępu lub prawa do usunięcia swoich danych osobowych, należy skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych wskazanych poniżej.  

Aby potwierdzić swoją tożsamość, konieczna jest weryfikacja wniosku konsumenta. W tym celu należy przedstawić informacje umożliwiające nam zasadną weryfikację, czy osoba, która zgłasza żądanie, jest osobą, której dane osobowe zebraliśmy, bądź jej upoważnionym przedstawicielem. Jeśli składasz wniosek w imieniu innej osoby, musimy upewnić się, że masz do tego upoważnienie. Musisz również wystarczająco szczegółowo opisać żądanie w sposób umożliwiający nam właściwe zrozumienie, ocenę i reakcję na nie. Nie możemy zareagować na Twój wniosek ani przekazać Ci Danych osobowych, jeśli nie jesteśmy w stanie zweryfikować Twojej tożsamości lub upoważnienia do złożenia wniosku i potwierdzenia, że Dane osobowe dotyczą Ciebie. Nie uznamy Twojego wniosku również w sytuacji, gdy uniemożliwia to wyjątek przewidziany w obowiązującym prawie.

Na wniosek odpowiemy w ciągu 45 (czterdziestu pięciu) dni od otrzymania możliwego do zweryfikowania wniosku (lub w terminie wymaganym przez obowiązujące prawo). Jeśli będziemy potrzebowali więcej czasu, poinformujemy Cię o tym na piśmie przed upływem 45 (czterdziestu pięciu) dni oraz podamy uzasadnienie wydłużenia terminu o kolejne 45 (czterdzieści pięć) dni. Dla większej jasności, wnioski dotyczące Danych osobowych będą obejmowały okres 12 (dwunastu) miesięcy bezpośrednio poprzedzających datę złożenia możliwego do zweryfikowania wniosku. 

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, wyślij wniosek e-mailem na adres privacyteam@pandadoc.com lub pocztą tradycyjną na adres: PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121.